Podpis se ne prikaže v Outlooku

Najprej: kateri Outlook uporabljate?

To je najpomembnejše vprašanje, ker klasični in novi Outlook podpise hranita na različnih mestih. V novem Outlooku je zgoraj desno stikalo Novi Outlook, vmesnik pa je enak kot Outlook na spletu. Klasični Outlook ima trak z zavihki Datoteka, Osnovno, Pošiljanje in prejemanje.

Če je bil podpis nastavljen s skripto ob prijavi ali s skupinsko politiko, v novem Outlooku ne bo nikoli. Več v vodiču Podpisi v novem Outlooku za Windows.

Deset vzrokov po vrsti

1. Podpis je nastavljen za nova sporočila, ne pa za odgovore

To sta dve ločeni nastavitvi in prav pri odgovorih je privzeto pogosto brez. Preverite v Datoteka → Možnosti → Pošta → Podpisi (klasični) oziroma Nastavitve → Račun → Podpisi (novi): sta polji za nova sporočila in za odgovore oba nastavljena?

2. Dodatek ni dodeljen ali se ne zažene

Če podpise vstavlja spletni dodatek, ga mora skrbnik dodeliti uporabniku v skrbniškem središču Microsoft 365 (Integrated apps). Po dodelitvi traja nekaj časa, da se razširi. Preverite v Osnovno → Pridobi dodatke → Moji dodatki, ali je dodatek naveden, in znova zaženite Outlook.

3. Podpis je v nabiralniku, a se še ni sinhroniziral

Podpisi, shranjeni v nabiralniku, se do odjemalca razširijo z zamikom, včasih deset minut ali več. Če ste pravkar spremenili predlogo, počakajte in šele nato iščite napako. Hitro preverjanje: odprite Outlook na spletu — če je podpis tam, je nastavitev pravilna in gre le za sinhronizacijo.

4. Pravilo na strežniku pošiljatelju ni vidno

Če podpis ali nogo dodaja pravilo v Exchange Online, ga med pisanjem ne vidite. Doda se šele, ko sporočilo zapusti strežnik. To ni napaka. Preverite tako, da pošljete sporočilo na svoj drugi naslov in pogledate prejeto različico, ne poslano.

5. Slike blokira prejemnik

Logotip pogosto manjka samo pri prejemniku, ne pri vas. Veliko odjemalcev privzeto ne naloži zunanjih slik. Slika mora biti na javno dostopnem naslovu, ne na notranjem strežniku, in mora imeti nadomestno besedilo, da je sporočilo razumljivo tudi brez nje.

6. Sporočilo je v obliki navadnega besedila

V navadnem besedilu ni oblikovanja, barv ne slik, zato se podpis pokaže kot gola vrstica ali sploh ne. Preverite obliko sporočila v zavihku Oblikovanje besedila in jo preklopite na HTML.

7. Telefon ima svoj podpis

Aplikacija Outlook na telefonu ima ločeno nastavitev, privzeto pogosto »Poslano iz Outlooka za iOS«. Nastavitev v namizni različici nanjo ne vpliva, razen če podpis vstavlja dodatek ali je shranjen v nabiralniku. Več v vodiču Podpis v Outlooku na telefonu.

8. Več računov ali profilov

Podpis je vezan na račun. Če imate v Outlooku več nabiralnikov, preverite, da je podpis nastavljen prav za tistega, s katerega pišete, in da je v oknu za podpise izbran pravi račun.

9. Podpis v oblaku prepiše lokalnega

Novejše različice Outlooka podpise shranjujejo v nabiralnik in ne več v datoteke. Če je orodje ali skripta zapisala datoteke, lokalni podpis izgine, ko odjemalec preide na podpise iz nabiralnika. Rešitev ni vračanje k datotekam, ampak orodje, ki podpis nastavi v nabiralniku ali ga vstavi z dodatkom.

10. Podpis je bil vstavljen, a ga je nekdo izbrisal iz osnutka

Zveni nesmiselno, a je pogosto: če nekdo odgovarja na sporočilo in izbriše vse pod svojim besedilom, odstrani tudi podpis. Pri dolgih nitih se to zgodi samodejno, ko se podpis izbriše skupaj s citiranim besedilom.

Kako to rešite enkrat za vse

Večina zgornjih vzrokov izhaja iz tega, da podpis nastavlja vsak zaposleni sam, na svojem računalniku. Centralno orodje to odpravi: podpis je ena predloga, podatki pridejo iz imenika, odjemalec pa ga dobi prek dodatka ali iz nabiralnika, zato je enak v klasičnem in novem Outlooku, na spletu in na telefonu. Primerjava orodij je v vodiču Orodja za e-poštne podpise v Microsoft 365.

Pogosta vprašanja

Zakaj se moj podpis v Outlooku ne prikaže?

Najpogosteje zato, ker uporabljate novi Outlook, podpis pa je bil nastavljen na način, ki velja samo za klasičnega — na primer s skripto, ki zapiše datoteke. Drugi pogosti vzroki so podpis, nastavljen samo za nova sporočila in ne za odgovore, dodatek, ki uporabniku ni dodeljen, in slike, ki jih blokira prejemnik.

Zakaj podpisa ni v odgovorih, v novih sporočilih pa je?

To sta ločeni nastavitvi. V oknu za podpise je poleg polja za nova sporočila še polje za odgovore in posredovanja, ki je pogosto nastavljeno na »brez«.

Zakaj prejemnik ne vidi logotipa v mojem podpisu?

Ker njegov odjemalec ni naložil slike. Slika mora biti na javno dostopnem naslovu, ne na notranjem strežniku, in mora imeti nadomestno besedilo. Nekateri prejemniki slik ne naložijo nikoli, zato naj podpis deluje tudi brez njih.

Zakaj svojega podpisa ne vidim, prejemnik pa ga vidi?

Ker ga dodaja pravilo na strežniku, ko sporočilo zapusti vaš nabiralnik. Med pisanjem ga zato ne vidite. To je pričakovano vedenje pravil v Exchange Online in ne napaka.