Outlook za iOS in Android ima svoj podpis v nastavitvah aplikacije, ločeno od Outlooka na računalniku. Za enoten podpis imate tri možnosti: dodatek za Outlook, ki podpis vstavi samodejno, pravilo v Exchange Online, ki ga doda na strežniku, ali ročno nastavitev na vsakem telefonu.
Zakaj Outlook na telefonu ne uporablja podpisa podjetja?
Outlook na računalniku in v brskalniku podpise shranjuje v nabiralniku, aplikacija na telefonu pa ima svojo nastavitev (Nastavitve → Podpis). Privzeto tam piše nekaj v smislu »Get Outlook for iOS«, zaposleni pa jo redko spremenijo. Rezultat: sporočila s telefona odidejo brez logotipa, naziva in telefona — ali s podpisom, ki ga je nekdo ročno vtipkal pred leti.
Kako nastavite enak podpis na vseh telefonih?
Na tri načine: vsak zaposleni ga vpiše sam, dodatek za Outlook ga vstavi samodejno ob pisanju, ali pa ga pravilo v Exchange Online doda na strežniku vsakemu odhodnemu sporočilu. Le pravilo v Exchangeu deluje v vseh aplikacijah, le dodatek pa pokaže podpis že med pisanjem.
1. Ročna nastavitev na vsakem telefonu
Vsak zaposleni v aplikaciji vpiše svoj podpis. Deluje, a je odvisno od posameznika, slike in oblikovanje so omejeni, ob spremembi naziva ali telefona pa je treba popraviti vsak telefon posebej.
2. Dodatek za Outlook (samodejno vstavljanje)
Novejše različice Outlooka za iOS in Android lahko ob novem sporočilu, odgovoru ali posredovanju zaženejo dodatek, ki vstavi podpis. Uporabnik podpis vidi med pisanjem in ga lahko pred pošiljanjem preveri. Pogoji:
- dodatek mora skrbnik namestiti centralno (Microsoft 365 → Integrated apps),
- uporabniki morajo imeti posodobljeno aplikacijo Outlook,
- Microsoft spremembe na telefone prenese z zamikom (do nekaj ur).
3. Pravilo v Exchange Online (na strežniku)
Transportno pravilo doda podpis vsakemu odhodnemu sporočilu na strežniku, ne glede na napravo ali aplikacijo — tudi pri vgrajeni aplikaciji Pošta na iPhonu. Slabosti: pošiljatelj podpisa med pisanjem ne vidi, v odgovorih se doda na konec (pod citat), Exchange pa podpira omejen nabor podatkov iz imenika.
| Ročno | Dodatek za Outlook | Pravilo v Exchange | |
|---|---|---|---|
| Pošiljatelj vidi podpis | da | da | ne |
| Deluje v vseh aplikacijah | ne | samo Outlook | da |
| Podatki iz imenika | ne | da, vsi | delno |
| Kratek podpis za odgovore | ne | da | ne |
| Dela za skrbnika | veliko | enkratna namestitev | enkratna nastavitev |
Kako to rešuje SignetMail
SignetMail podpira oba samodejna načina in ju lahko kombinirate:
- Dodatek za Outlook vstavi podpis ob vsakem novem sporočilu v novem Outlooku, na spletu, na Macu ter v Outlooku za iOS in Android.
- Pravilo v Exchange Online pripravi skripta, ki jo poženete enkrat. Sporočila, ki jim je dodatek že vstavil podpis na računalniku ali v brskalniku, so označena, zato jim pravilo podpisa ne doda še enkrat.
Priporočilo: dodatek za računalnike, brskalnik in Outlook na telefonu. Pravilo v Exchange uporabite kot varovalko za aplikacije, ki dodatkov ne poganjajo (npr. vgrajena Pošta na iPhonu).
Pogosta vprašanja
Ali se podpis s računalnika ne sinhronizira na telefon?
Outlook na računalniku in v brskalniku podpise sinhronizira med seboj, aplikacija na telefonu pa ima svojo nastavitev. Zato potrebujete enega od zgornjih načinov.
Ali na telefonu deluje tudi logotip?
Da, če je slika na javnem naslovu HTTPS. Pri pravilu v Exchange je logotip povezan, ne vdelan, zato ga nekateri prejemniki vidijo šele, ko dovolijo prikaz slik.
Koliko stane?
SignetMail je v javni beti in je do konca bete brezplačen z vsemi funkcijami, vključno z dodatkom in pravilom v Exchange.
Preizkusite SignetMail brezplačno
Med javno beto brezplačno, z vsemi funkcijami in brez kartice. Pilotnim podjetjem pomagamo pri postavitvi.