Google Workspace nima gumba »nastavi podpis vsem«. Na voljo so trije načini: vsak zaposleni podpis nastavi sam po vaših navodilih, skrbnik v Admin konzoli doda enako nogo vsem sporočilom ali pa orodje prek Gmail API podpis zapiše v nastavitve vsakega uporabnika. Samo zadnji način da vsakemu njegovo ime, naziv in telefon brez dela za zaposlene.
Način 1: vsak nastavi sam
Pripravite predlogo (na primer v Google Dokumentih ali kot HTML), zaposleni pa jo kopirajo v Gmail: Nastavitve → Prikaži vse nastavitve → Splošno → Podpis. Predlogo lahko pripravite z našim brezplačnim generatorjem podpisov.
- Prednost: brez stroškov in brez skrbniških pravic.
- Slabost: rezultat je odvisen od vsakega posameznika. Po nekaj mesecih imate različne pisave, stare logotipe in napačne številke, ob vsaki spremembi pa morate znova prositi vse.
Način 2: noga v Admin konzoli
Skrbnik v Admin konzoli → Aplikacije → Google Workspace → Gmail → Skladnost → Dodaj nogo (Append footer) vnese besedilo, ki se doda vsem odhodnim sporočilom izbrane organizacijske enote.
- Prednost: deluje takoj in za vse, tudi za pošto s telefona.
- Slabost: besedilo je enako za vse v enoti, zato v njem ne more biti ime, naziv ali telefon posameznika. Pošiljatelj noge med pisanjem ne vidi, v odgovorih pa se doda pod citirano besedilo.
Noga je primerna za pravno obvestilo, ne za podpis. Več o razliki v vodiču Noga sporočila v Google Workspace.
Način 3: podpis prek Gmail API
Gmail API omogoča, da aplikacija s skrbniškim pooblastilom (servisni račun z domain-wide delegation) zapiše podpis v nastavitve vsakega uporabnika. Podpis je pravi Gmailov podpis: zaposleni ga vidi med pisanjem, v odgovorih je nad citatom, podatki pa pridejo iz imenika.
To lahko naredite s svojo skripto (Apps Script ali Python) ali z orodjem za upravljanje podpisov. Nastavitev po korakih: Gmail podpisi prek Gmail API. Skripta je primerna za enkratno nastavitev, za redno vzdrževanje (novi zaposleni, spremembe nazivov, kampanje) pa je orodje manj dela.
| Vsak sam | Noga v Admin konzoli | Gmail API | |
|---|---|---|---|
| Osebni podatki (ime, naziv, telefon) | ročno | ne | da, iz imenika |
| Enoten videz | ne | da | da |
| Pošiljatelj podpis vidi | da | ne | da |
| V odgovorih nad citatom | po izbiri | ne | po izbiri |
| Delo za zaposlene | veliko | nič | nič |
Kako nastavite podpis za vse z orodjem za podpise?
- Pooblastilo. V Google Cloud ustvarite servisni račun in mu v Admin konzoli dodelite domain-wide delegation za obsega
gmail.settings.basic(nastavitve) in branje imenika. - Predloga. Oblikujete podpis z mesti za podatke, na primer ime, naziv, oddelek in telefon.
- Pravila. Določite, kdo dobi kateri podpis: vsi, oddelki, skupine ali posamezniki.
- Objava. Orodje podpis zapiše vsakemu uporabniku, ob spremembi v imeniku pa ga posodobi.
Varnost: obseg gmail.settings.basic dovoli spreminjanje nastavitev, ne pa branja pošte.
Pogoste napake
- Slike kot priloge ali base64. Logotip naj bo na javnem naslovu HTTPS, z določeno širino.
- Bloki
<style>. Gmail jih odstrani, zato morajo biti slogi v vrstici (inline). - Predolg podpis. Gmail sprejme največ 10.000 znakov HTML.
- Pozabljeni vzdevki. Če zaposleni pošiljajo z dodatnih naslovov (Pošlji pošto kot), se odločite, ali potrebujejo podpis tudi tam.
Pogosta vprašanja
Ali lahko zaposleni podpis spremenijo?
Lahko. Orodje ga ob naslednji objavi ali spremembi predloge nastavi znova, zato ostane enoten brez zaklepanja nastavitev.
Ali to deluje tudi na telefonu?
Podpis, nastavljen prek Gmail API, velja v Gmailu na spletu. Aplikacija Gmail za iOS in Android ima svoj, preprostejši podpis; za pošto s telefona lahko kot varovalko uporabite nogo v Admin konzoli.
Ali velja tudi za G Suite?
Da. G Suite je prejšnje ime za Google Workspace; Admin konzola in Gmail API sta enaka.
Preizkusite SignetMail brezplačno
Med javno beto brezplačno, z vsemi funkcijami in brez kartice. Pilotnim podjetjem pomagamo pri postavitvi.