Google Workspace nima vgrajenih predlog za podpise po uporabnikih. Skrbnik lahko doda le enako besedilo na dno vseh sporočil, vsak zaposleni pa si podpis uredi sam. Za enoten podpis z imenom, nazivom in telefonom vsakega posameznika potrebujete orodje, ki prek Gmail API zapiše podpis v nastavitve vsakega uporabnika.
Zakaj je enoten e-poštni podpis pomemben?
Podpis je del vsakega sporočila, ki zapusti podjetje. Če ga vsak oblikuje sam, se hitro nabere deset različic: stari logotip, napačna telefonska številka, naziv, ki ne velja več, ali pa podpisa sploh ni. Enoten podpis pomeni:
- Pravilne podatke — naziv, oddelek in telefon pridejo iz imenika, ne iz spomina zaposlenega.
- Enako celostno podobo — isti logotip, barve in pisava pri vseh.
- Pravno obvestilo — kjer ga potrebujete, je povsod in v enaki obliki.
- Manj dela — ob novem zaposlenem ali spremembi naziva ni treba nikogar prositi, da si popravi podpis.
Ali lahko Google Workspace sam nastavi podpis vsem uporabnikom?
Ne v celoti. Admin konzola lahko vsem sporočilom doda enako nogo, osebnega podpisa z imenom, nazivom in telefonom vsakega zaposlenega pa ne nastavi. Za to potrebujete orodje ali skripto, ki uporablja Gmail API. Možnosti so tri:
1. Podpis, ki ga uredi vsak uporabnik
V Gmailu (Nastavitve → Splošno → Podpis) si vsak uporabnik nastavi svoj podpis. Skrbnik nanj nima vpliva, zato je rezultat odvisen od posameznika.
2. Noga za vsa odhodna sporočila
V skrbniški konzoli (Aplikacije → Google Workspace → Gmail → Skladnost → Dodaj nogo) lahko skrbnik doda besedilo, ki se pripne na dno odhodnih sporočil. To je primerno za pravno obvestilo, ni pa podpis: besedilo je za vse enako, ne more vsebovati imena ali telefona posameznika in se doda pod citirano besedilo v odgovorih.
3. Gmail API
Nogo v Admin konzoli in njene omejitve opisuje vodič Noga sporočila v Google Workspace, vse tri načine za enoten podpis pa primerja Enoten podpis v Gmailu za vse zaposlene.
Google omogoča, da aplikacija s pooblastilom skrbnika (storitveni račun z domain-wide delegation) zapiše podpis v nastavitve vsakega uporabnika. To je edini način za pravi, osebni podpis za vse — in tako delujejo vsa orodja za upravljanje podpisov v Google Workspace.
| Možnost | Osebni podatki | Enoten videz | Brez dela za zaposlene |
|---|---|---|---|
| Vsak si uredi sam | da, ročno | ne | ne |
| Noga v skrbniški konzoli | ne | da | da |
| Orodje prek Gmail API | da, iz imenika | da | da |
Kako to deluje s SignetMailom
Povezavo z Google Workspace smo preizkusili na resničnem okolju: prijava v portal z Googlom, branje imenika, pošiljanje podpisov v Gmail in posodobitev ob spremembi podatkov. Nastavitev servisnega računa po korakih je v vodiču Gmail podpisi prek Gmail API, primerjava z drugimi orodji pa v vodiču Orodja za e-poštne podpise v Google Workspace.
- Povezava z imenikom. Strežnik prebere uporabnike, skupine in oddelke iz Google Admin SDK (samo branje).
- Oblikovanje podpisa. V portalu izberete postavitev, logotip in barve ali napišete svoj HTML. Predogled pokaže podpis za katerokoli osebo iz imenika.
- Pravila. Določite, kdo dobi kateri podpis: vsi, skupine, oddelki ali posamezniki, po potrebi tudi z datumom začetka in konca (npr. za akcijsko pasico).
- Objava. Strežnik zapiše podpis v Gmail nastavitve vsakega uporabnika. Sprememba se pokaže v nekaj minutah, na računalnike zaposlenih se ne namešča nič.
Varnost: pravica gmail.settings.basic dovoljuje le spreminjanje nastavitev, ne pa branja pošte. Imenik se samo bere.
Na kaj morate paziti pri Gmail podpisih?
- Dolžina: Gmail sprejme podpis do 10.000 znakov HTML.
- Slogi: Gmail odstrani bloke
<style>, zato mora biti slog v atributih (inline). Predloge v SignetMailu so pripravljene tako. - Slike: logotip naj bo na javnem naslovu HTTPS z določeno širino. Ne vdelujte slik kot base64.
- Odgovori: Gmail nima ločenega kratkega podpisa za odgovore; v nastavitvah lahko uporabnik izbere, ali je podpis nad citiranim besedilom.
- Aliasi: razmislite, ali potrebujete podpis tudi za dodatne naslove (Pošlji kot). SignetMail nastavi primarni naslov.
Pogosta vprašanja
Ali lahko zaposleni podpis še vedno spremeni?
Lahko, a ob naslednji spremembi predloge ali ob ročni ponovni objavi ga SignetMail znova nastavi. Tako ostane enoten brez blokiranja nastavitev.
Kaj pa podjetja, ki imajo Microsoft 365 in Google Workspace?
Portal in predloge so enaki. Ena namestitev uporablja en imenik, zato za oba sistema potrebujete dve namestitvi.
Ali lahko podpis za vse uporabnike nastavim v skrbniški konzoli Google?
Osebnega ne. Skrbniška konzola zna vsem sporočilom dodati le enako nogo (Aplikacije → Google Workspace → Gmail → Skladnost → Dodaj nogo). Enoten podpis z imenom, nazivom in telefonom vsakega posameznika zahteva orodje za upravljanje podpisov, ki uporablja Gmail API.
Ali to deluje tudi za G Suite?
Da. G Suite je prejšnje ime za Google Workspace; skrbniška konzola in Gmail API sta enaka.
Koliko stane?
SignetMail je v javni beti in je do konca bete brezplačen z vsemi funkcijami. Strežnik zaženete pri sebi (Docker ali Windows); pilotnim podjetjem pomagamo pri postavitvi.
Preizkusite SignetMail brezplačno
Med javno beto brezplačno, z vsemi funkcijami in brez kartice. Pilotnim podjetjem pomagamo pri postavitvi.