Pravilnik o podpisih določi, kaj mora biti v podpisu, česa ne sme biti in kdo ga ureja. Brez njega vsak zaposleni podpis oblikuje po svoje. Spodnja predloga ima osem točk; prilagodite imena in jo sprejmite kot interni akt ali navodilo.
Zakaj podjetje potrebuje pravilnik o podpisih?
- Podpis je del vsakega sporočila, ki zapusti podjetje. Stranka ga vidi pogosteje kot spletno stran.
- Zakon zahteva nekatere podatke, na primer firmo, sedež in matično številko (več v vodiču Obvezni podatki v poslovnem e-poštnem podpisu).
- Jasna pravila olajšajo delo IT: ko je zapisano, kaj je dovoljeno, se ni treba pogajati z vsakim posebej.
Predloga pravilnika
Besedilo v oglatih oklepajih zamenjajte s svojimi podatki.
PRAVILNIK O E-POŠTNIH PODPISIH
[Primer d.o.o.], velja od [1. 1. 2027]
1. Namen
Pravilnik določa enoten videz in vsebino e-poštnih podpisov
vseh zaposlenih v poslovni e-pošti.
2. Obvezna vsebina
Vsak podpis v sporočilih zunanjim naslovnikom vsebuje:
- ime in priimek,
- naziv delovnega mesta, kot je v kadrovski evidenci,
- ime podjetja,
- poslovni telefon (če ga zaposleni ima) in e-poštni naslov,
- nogo s firmo, sedežem, registrskim organom,
matično številko in osnovnim kapitalom.
3. Prepovedana vsebina
V podpisu ni:
- zasebnih telefonskih številk in naslovov,
- citatov, osebnih sloganov in animacij,
- logotipov drugih podjetij brez odobritve marketinga,
- povezav na zasebne profile na družbenih omrežjih.
4. Oblika
Podpis uporablja predlogo, ki jo pripravi [marketing].
Zaposleni predloge ne spreminjajo. Velikost logotipa
in barve so določene v predlogi.
5. Upravljanje
Podpise centralno ureja [IT oddelek] z orodjem
[SignetMail]. Podatki v podpisu se vzamejo iz imenika
([Entra ID / Google Workspace]). Za spremembo naziva
ali telefona zaposleni zaprosi [kadrovsko službo],
ne ureja podpisa sam.
6. Pasice in akcije
Pasice (sejmi, nove storitve, nagrade) odobri [marketing].
Pasica ima rok veljavnosti in je lahko omejena
na posamezne oddelke.
7. Telefon in interna pošta
Podpis velja tudi v sporočilih, poslanih s telefona.
Za interna sporočila se uporablja krajša različica
(ime, naziv, telefon), brez noge in pasic.
8. Odgovornost in pregled
Za skladnost podpisov odgovarja [IT oddelek].
Pravilnik se pregleda enkrat letno.Na kaj paziti pri prilagajanju
- Točka 5 je ključna. Če podatki pridejo iz imenika, ga je treba vzdrževati. Nazivi in telefoni v Entra ID ali Google Workspace morajo biti pravilni, sicer bodo napačni tudi v podpisih.
- Ne prepovejte preveč. Pravilnik, ki ga ni mogoče upoštevati, ne bo upoštevan. Kratek seznam prepovedi je dovolj.
- Pravilnik brez orodja težko velja. Če mora vsak zaposleni podpis nastaviti sam, bo čez nekaj mesecev spet vsak drugačen. Centralno orodje pravilnik izvaja samo.
Pogosta vprašanja
Kdo naj bo lastnik pravilnika o podpisih?
Običajno marketing določi videz, IT skrbi za izvedbo, kadrovska služba pa za pravilnost podatkov v imeniku. V pravilniku navedite vse tri.
Ali lahko zaposleni dodajo svoje zaimke ali certifikate?
To je odločitev podjetja. Če jih dovolite, jih dodajte kot neobvezno polje v predlogi, da ostane oblika enotna.
Kako preverim, ali se zaposleni držijo pravilnika?
Ročno je to skoraj nemogoče. Z orodjem za centralne podpise vprašanje odpade, ker podpis vstavi orodje, ne zaposleni.
Preizkusite SignetMail brezplačno
Med javno beto brezplačno, z vsemi funkcijami in brez kartice. Pilotnim podjetjem pomagamo pri postavitvi.