Po 45. členu Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1) mora vsak dopis družbe vsebovati celotno firmo, sedež, registrski organ in matično številko, d.o.o. in d.d. pa tudi osnovni kapital in znesek še nevplačanih vložkov. Zakon e-pošte posebej ne omenja, a evropska direktiva, na kateri temelji, velja za dopise »v papirni obliki ali na katerem koli drugem nosilcu«. Najpreprosteje je, da te podatke dodate v nogo podpisa za vse zaposlene hkrati.
Opomba: to ni pravni nasvet. Povzetek temelji na besedilu 45. člena ZGD-1 in 26. člena Direktive (EU) 2017/1132 (november 2026). Za vaš primer se posvetujte s pravnikom ali računovodjo.
Kaj zahteva 45. člen ZGD-1?
Člen se imenuje »Obveščanje o registrskih podatkih«. Na vseh dopisih, ki jih družba pošlje naslovniku, morajo biti navedeni:
- celotna firma družbe, kot je vpisana v sodni register (na primer »Primer, svetovanje in storitve, d.o.o.«, ne le »Primer«),
- sedež družbe,
- registrski organ, pri katerem je družba vpisana (na primer Okrožno sodišče v Mariboru),
- matična številka družbe,
- pri d.o.o. in d.d. tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov.
Enako velja za naročilnice, saj se po zakonu štejejo za dopise.
Ali to velja tudi za e-pošto?
ZGD-1 govori o »dopisih« in nosilca ne omenja. Člen prenaša 26. člen Direktive (EU) 2017/1132, ki državam članicam nalaga, da te podatke zahtevajo na dopisih in naročilnicah, ne glede na to, ali so na papirju ali na katerem koli drugem nosilcu. Poslovna e-pošta, s katero podjetje nastopa navzven (ponudbe, odgovori strankam, naročila), je zato najvarneje obravnavana kot dopis.
Primer podpisa z obveznimi podatki
Osebni del podpisa ostane kratek, zakonsko zahtevani podatki pa gredo v manjšo nogo pod njim:
Kaj ni obvezno?
- Davčna številka in ID za DDV sta obvezna na računih (po zakonu o DDV), ne v vsakem e-poštnem sporočilu. Mnoga podjetja ju vseeno dodajo.
- Opozorilo o zaupnosti (»To sporočilo je namenjeno le naslovniku …«) ni zakonsko zahtevano in pravno večinoma nima učinka. Če ga želite, naj bo kratko.
- Transakcijski račun ni obvezen v podpisu.
- Logotip, družbena omrežja in pasice so stvar znamke, ne zakona.
Kako poskrbite, da imajo te podatke vsi?
Če vsak zaposleni podpis nastavi sam, bo pri nekaterih noga manjkala ali bo zastarela, na primer po povečanju osnovnega kapitala ali selitvi sedeža. Zato je bolje, da je noga del centralne predloge:
- v Microsoft 365 z orodjem za podpise ali s pravilom v Exchange Online, ki doda besedilo na dno sporočil,
- v Google Workspace z nogo v Admin konzoli (Noga sporočila v Google Workspace) ali prek Gmail API,
- v SignetMail kot del predloge: spremembo naredite enkrat in velja za vse podpise.
Seznam za preverjanje
- Je firma navedena v celoti, kot v sodnem registru?
- Sta navedena sedež in registrski organ?
- Je navedena matična številka (ne davčna)?
- Pri d.o.o. ali d.d.: sta navedena osnovni kapital in znesek nevplačanih vložkov (ali da je kapital v celoti vplačan)?
- Je noga enaka pri vseh zaposlenih, tudi v Outlooku in Gmailu na telefonu?
Pogosta vprašanja
Ali mora biti osnovni kapital res v e-poštnem podpisu?
Pri d.o.o. in d.d. 45. člen ZGD-1 zahteva znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov na vseh dopisih. Če je kapital v celoti vplačan, je to običajno navedeno kot »v celoti vplačan«.
Ali to velja tudi za samostojne podjetnike?
45. člen ZGD-1 govori o družbah. Za samostojnega podjetnika je dobro navesti vsaj firmo in naslov, za točne zahteve pa preverite pri računovodji.
Ali so podatki potrebni tudi v internih sporočilih?
Zakon govori o dopisih, ki jih družba pošlje naslovniku. Za interna sporočila podatki niso potrebni, zato orodja za podpise pogosto omogočajo krajšo različico podpisa za interno pošto.
Preizkusite SignetMail brezplačno
Med javno beto brezplačno, z vsemi funkcijami in brez kartice. Pilotnim podjetjem pomagamo pri postavitvi.